2012年04月01日

スピードハックス

4年前に読んだ本ですが、再度読み直し。

改めてこの本から受けた影響は大きかったと再認識しました。





この本を読んだ頃は会社の仕事がどうもうまくいかなかった時期でした。

なかなか、仕事が終わらなかったり、やりたくない仕事を後回ししていて、直前になって慌ててやっつけになってしまったりしていました。

そんな時、偶然手にしたのがこの本。

確か、そのときはライフハックの概念も知らなかった時だったので、もう読んだ瞬間から目から鱗でした。

そうか、こんな風にハック感覚で仕事を続けていけば、楽しくなるんだなとワクワクしながら読み進めたのを思い出します。


今でも常日頃意識していることとして

・終わらない仕事はない。

・キッチンタイマーで仕事時間を計測する。

・とりあえず、5分だけやってみる。やっているうちにやる気はわく。

・現実逃避の原因は、何から手をつければよいかわからないから。

・懸念事項を全て書き出す。

等々があります。

これらは自分が仕事をする上でしっかりと根付いています。


この本をあの時手にとって良かったと、思える本ですね。




響いたフレーズは以下。

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スピードハックス

・仕事の早い人のパターン
 @わからないことはすぐ人に尋ねる
 A仕事の進め方が確立されている
 B邪魔しづらい雰囲気を醸し出している

・タスクリストで後回しを回避

・時間がかかりそうなら、もう少し小さな単位の作業にわける

タスクをすぐ手がつけられるぐらいの手頃な大きさに砕いてしまう。終わったときの達成感もある

・整理は最新のものからでよい

完璧さを避けるだけでも整理と仕事のスピードがアップする

・とりあえず5分だけやってみる

・ボリュームのある仕事はとりあえず5分だけ考えておく

・現実逃避をしてしまう原因のひとつは「どこから手をつけてよいかわからない」。よって、目鼻立ちさえはっきりさせればプレッシャーは緩和され、安心して今集中すべき仕事に取り組むことができる。

・依頼をスムーズにするためのメモのポイント
 @依頼のタイミングを早く
 A依頼の内容を明確に
 B相手に心の準備をしてもらう

・常連タスクはチェック済にしてしまう。認知に不協和を与えるために

取り掛かりさえすればやる気がわく

・難しい仕事に直面したら笑うこと!明るい表情を作る!

・スケジュールを「絵に描いた餅」から「リアルな餅」に変えるにはスケジュールを関係者に公開する

・仕事には「段取り」と「実行」の2つの段階がある。

やったことのない仕事は、想像の範囲で段取りを考えて、効率が悪かったら、すぐにやめて再度段取りを考える。

・タスクリストは、見てすぐに作業内容をイメージできるよう具体的に書く。

・とにかく思いついたことをどんどん紙に書いていくことで、そこから芋づる式に具体的な作業を引き出すことができる。

・段取りを考える作業は、疲れ気味の夕方の時間に実施すると良い

・集中タスクと分散タスク(事務処理)を交互に並ぶようにスケジュールをたてる。

・作業は分単位で見積もる。ひとつの作業に対する見積もりが1時間を超えるようであれば、その目算は大きく外れる可能性あり。

・できるだけ小さな作業に分解することが必要である。そのメリットは
 @やるべきことが明確に
 A達成感が何度も味わえる
 B進捗状況が明確になる
 Cあとどれくれいの時間で終わるかがわかる

・未来の作業のために作業記録をつける。所要時間がカギ。エクセルで記入する。

・時間の計測は感覚に頼らず、正確に

・不安を感じたら業務日誌をつける

・「ちょっとしたリスト」をPCにつくる。
 銀行、クレジット番号、免許番号
 持ち物リスト
 ジョークのネタ
 いつか買いたいもの
 いつかやりたいこと
 よくつかう消耗品の番号(浄水器、替え刃、トナー、PC型番)
 ちょっとしたコツ
 休暇にやりたいこと

懸案事項をすべて書き出す。(懸案事項を3時間かけてすべて書き出す)

やらないことを決める。やらないと決めたことは書き出しただけで終了となる。

・やると決めたことは他人に表明する

・細かくもできず、具体的に言い換えることもできないようなタスクは消してしまう。

・理想的なタスクリストは、見たとき処理すべきタスクにすぐに取りかかれるリストである。(タスクを小さく)

・タスクの名前を実態に合わせて付け直すことも必要

・タスクを消す喜びという報酬

・誰がその始末をつけるのか?もちろん、あなたが片付けなければならない。今すぐにだ。

・マンネリ化した仕事はやり方を変える。
ほかに良いやり方はないだろうか
半分の時間でやるにはどうすればよいだろうか

・1日を複数のセクションに分ける。
9:00-12:00
13:00-15:00
15:00-18:00

・似た作業(情報収集、アイディア整理、メール書く、報告事項めとめる)は、まとめて同じ時間帯にこなす

・小さな締め切り(15分単位)を設定する。スピードアップに超効果的。

・キッチンタイマーをセットする

・強引に時間を切る方が、効果的である。

・やる気が起きないときは
 @自分の置かれている状況を冷静に考える
 A目の前の進んでいない仕事が終わらなかったらどうなるかを具体的に考えてみる

「自分は仕事が速い」と自己暗示をかける

・「雨の日にしかできないリスト」を作っておく。本当の強さとは例外状況に対応できる力。

・ひとつの作業を終えたら振り返ってみる
 @もっとこうすればよかったのでは?
 Aこういう方法もあるのではないか?
 B今のやり方は別の仕事にも活かせるのではないか?

・整理していないファイルを探すためにビジネスマンは年平均6週間を無駄にしている。

・仕事が必ず終わる方法
 @やるべきタスクをもれなくリストアップ
 A優先順位や締め切りに従って1列に並べる
 B上から順番に一つも飛ばすことなく片付けていく

メールを読み書きする時間を決める。(3時間おき)

・「うるさい情報」から逃れるには、注意を向けるべき対象を減らす。

・成熟度が高い業務であっても環境を動かすことによってやる気が倍増する。そして最もやる気を倍増させる環境が「人」である。例えば、ベテランの電車の運転士であってもVIPを乗せているときは緊張感が増し、やる気も高まる。

未完成でも提出してしまう

・時間管理において、最も大切なことは、自分は時間管理をちゃんとできていると実感をもつこと

・マインドマップのソフト(FreeMind等)を使うこと
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posted by 元気が出る本 at 14:40| Comment(0) | 日記 | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする
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